Gevraagde en ongevraagde offertes
Het eerste onderscheid kan worden gemaakt in gevraagde en ongevraagde offertes. Wanneer een klant of prospect om een offerte vraagt, is dat een eerste blijk van vertrouwen. Bouw dit uit en wees dan ook alert op afspraken nakomen, bijvoorbeeld wanneer de klant of prospect de offerte kan verwachten. Men kan ook ongevraagd offertes versturen. Dit wordt vaker door startende bedrijven gedaan, meestal in de vorm van een mailing gecombineerd met een offerte. Om de scoringskans van deze offertes te vergroten is het belangrijk dat men bekwaam is in het schrijven van mailingen.
Vaste offertes of vrijblijvende offertes
Een vaste offerte is een offerte die geldig is tot een bepaalde tijd. In deze periode is de offrerende partij juridisch gebonden aan diens aanbod. Hij of zij kan er dus niet op terugkomen. De klant of prospect zit er niet aan vast. Die zit er pas vast na een mondeling of schriftelijk akkoord. Het begrip vrijblijvende offerte is wat men over het algemeen hanteert. Toch bestaan er misverstanden over deze offertes. Veel klanten of prospects zijn in de veronderstelling dat de vrijblijvendheid voor hen is bestemd. Het tegendeel is echter waar. Een vrijblijvende offerte is uitsluitend vrijblijvend voor de offrerende partij. In een vrijblijvende offerte staat geen geldigheidstermijn. De offrerende partij kan dan ook op elk moment diens voorwaarden wijzigen. Stel dat een klant na een jaar terugkomt op een offerte en dat de prijzen intussen gestegen zijn, dan mag de offrerende partij dus aangeven dat de offerte in kwestie niet meer geldig is.
De product offerte
Producten zijn tastbaar en concreter dan diensten. Dit betekent echter niet dat een productofferte geen uitleg of motivatie nodig heeft. Het geven van productspecificaties en het benoemen van de voor- en nadelen kunnen redenen zijn waardoor de klant of prospect overgaat tot het plaatsen van een order. Bovendien wordt hiermee de aanwezige expertise getoond. Niet iedereen is geïnteresseerd in (technische) details. Wellicht vindt een klant bepaalde levertijden, prijzen of volumekortingen belangrijker. Probeer dit tijdens een gesprek te achterhalen opdat de offerte zoveel mogelijk op de behoefte van de klant of prospect kan worden afgestemd. Productspecificaties kunnen ook als bijlage worden meegezonden.
De dienst offerte
Sommige sales professionals vinden het maken van dienstoffertes lastiger dan productoffertes. Het offreren van diensten is vaak minder tastbaar. Men verkoopt als het ware een belofte. De klant ervaart de meerwaarde pas achteraf. Om de klant of prospect toch te overtuigen van de meerwaarde van een dienst, kan men in de offerte klantervaringen opnemen, een best practice voorbeeld aan te halen of een klanten case aan de offerte toe te voegen. Op die manier worden de opbrengsten van een dienst concreet in beeld gebracht. Dienstoffertes worden vooral beoordeeld op zorgvuldigheid, presentatie en geloofwaardigheid. Besteed daarom extra aandacht aan het verstrekken van heldere, relevante informatie en zorg dat de offerte visueel aantrekkelijk is. Men creëert vertrouwen door in de offerte te laten zien dat de situatie of hulpvraag goed begrepen is. De klant of prospect voelt zich hierdoor gehoord en wordt hierdoor gerustgesteld. Investeer dan ook in een goed gesprek, luister aandachtig en vraag zo nodig door.
De project offerte
Projectoffertes zijn omvangrijke offertes met een voorgestelde aanpak. Deze offertes zijn vaak uitgebreid en de uitvoering van een project beslaat meestal een langere periode. Bij projectoffertes is het niet ongebruikelijk dat meerdere partijen of disciplines bij de uitvoering betrokken zijn. Aangezien bij projectoffertes waardevolle informatie wordt uitgewisseld, is het de moeite waard om vooraf een geheimhoudingsverklaring door alle betrokken partijen te laten ondertekenen. Daarin staat dat alle informatie als vertrouwelijk behandeld dient te worden en dat deze met niemand anders mag worden gedeeld, gekopieerd of aangepast worden. Een groot voordeel van een geheimhoudingsverklaring is dat de kans op misbruik aanzienlijk kleiner is aangezien daaraan financiële gevolgen zijn verbonden. Juridisch staat men veel sterker. Stel dat een partij desondanks informatie deelt, dan is het niet noodzakelijk naar een rechter te stappen. Dit komt door het boetebeding dat in de geheimhoudingsverklaring is opgenomen.
De Tender (ook wel aanbesteding offerte)
Een tender of aanbesteding offerte bestaat uit een procedure waarvoor offrerende partijen zich inschrijven middels een offerte. Het doel van klanten of prospects is om hiermee enerzijds scherpere tarieven te ontvangen en tegelijkertijd de concurrentie tussen bedrijven onderling te stimuleren. Het is een transparante manier en de eisen (selectiecriteria en gunning criteria) zijn voor iedere deelnemende partij hetzelfde en vooraf duidelijk uiteengezet in een ‘Programma van Eisen’. In het Programma van Eisen worden ook technische en functionele specificaties opgenomen zodat de offrerende partijen een goed beeld van de eisen en verwachtingen hebben. Vanwege het eerlijke en transparante proces, gebeurt tenderen meestal bij grote opdrachten vanuit de overheid.