Een geaccepteerde offerte
Vanaf het moment dat een offerte geaccepteerd of aanvaard is, wordt deze onderdeel van de administratie van de offrerende partij. De offerte wordt onderdeel van de verkoopadministratie. De verkoopadministratie bestaat uit verzamelde documenten waarmee de verkoop wordt aangetoond. Denk hierbij aan offertes, uittreksels, gespreksverslagen en informatie in het crm-systeem (customer relationship management). De verkoopadministratie is onderdeel van de basisadministratie en dat maakt dat geaccepteerde offertes deel uit maken van de basisadministratie. De basisadministratie bestaat uit de loonadministratie, de in- en verkoopadministratie, de debiteuren- en crediteurenadministratie en het grootboek. De bewaartermijn voor de basisadministratie is volgens de belastingwet 7 jaar (art. 52 wet rijksbelastingen). Nb: gegevens betreffende onroerende zaken dienen 10 jaar bewaard te worden. Formeel gezien moet men elk jaar een moment kiezen om de administratie op te schonen. Documenten, facturen en dus ook offertes die ouder zijn dan 7 jaar moeten dan vernietigd worden. Dit geldt voor zowel digitale offertes als papieren offertes.
Een afgewezen offerte
Officieel hoeven afgewezen offertes en offertes waarop geen reactie gekomen is, niet bewaard te worden. Toch zijn er verschillende redenen en commerciële afwegingen om afgewezen offertes wél te bewaren. Het kan alleen al simpelweg voorkomen dat een klant of prospect op zijn besluit terugkomt of op een later moment een nieuwe of aangepaste offerte aanvraagt. Terug kunnen grijpen naar eerdere voorstellen kan dan heel waardevol zijn. Anderen bewaren afgewezen offertes voor analysedoeleinden. Bedrijfsanalyses geven inzicht in de stand van zaken van een bedrijf. Een gedegen analyse leidt altijd tot solide verbeteracties. Dus ook voor het maken van een voorstel en opstellen van offertes. Een andere, administratieve reden om afgewezen offertes te bewaren is de bewijslast voor ondernemers met betrekking tot het urencriterium. Wanneer ondernemers kunnen aantonen dat zij in een kalenderjaar 1225 of meer uren aan de onderneming hebben besteed, hebben zij recht op belastingvoordeel. De uren die men besteedt aan bijvoorbeeld gespreksvoering, marketing, offertes maken of de uitvoering van opdrachten en orders tellen allemaal mee. Kortom, het advies hier luidt om net als bij aanvaarde offertes, de afgewezen offertes voor de duur van 7 jaar te bewaren. Het volgende punt behandelt in hoeverre deze bewaartermijn in lijn is met de avg.
De avg en offertes bewaren
De avg - de algemene verordening gegevensverwerking - gaat over het verwerken van persoonsgegevens. De avg is sinds 25 mei 2018 van toepassing. Dat betekent dat in de hele europese unie dezelfde privacywetgeving geldt. De wet bescherming persoonsgegevens (wbp) geldt sindsdien niet meer. De avg is ook wel bekend onder de engelse naam: general data protection regulation (gdpr).
De avg legt duidelijk nadruk op de verantwoordelijkheid van bedrijven om aan te tonen dat ze zich aan deze wet houden. Dit heet de verantwoordingsplicht. De verantwoordingsplicht houdt in dat bedrijven door middel van documenten moeten kunnen aantonen dat de juiste organisatorische en technische maatregelen genomen zijn om aan de avg te voldoen.
Een offerte zal altijd persoonsgegevens bevatten. Volgens de avg dienen persoonsgegevens bewaard te worden zo lang het nodig is voor het doel waarvoor deze verkregen en gebruikt zijn. Als een offerte is afgewezen zou deze vernietigd of geanonimiseerd moeten worden. Een andere optie is de (potentiële) klant om toestemming vragen voor het bewaren van de offerte. Als dit schriftelijk wordt verzocht én bevestigd voldoet men volledig aan de wet.
Echter is de avg is een algemene wet, terwijl de belastingwet een bijzondere wet is. De belastingwet staat boven die van de avg. Houd daarom de belastingwet als leidraad aan. Het meest transparante dat men kan doen is (potentiële) klanten al vanaf het begin informeren wat er met hun gegevens gebeurt.
Dit houdt in dat:
In de privacyverklaring en algemene voorwaarden vermeld wordt dat de wettelijke bewaarplicht volgens artikel 52 wet rijksbelastingen gehanteerd wordt;
In offertes naar de privacyverklaring verwezen wordt;
Het in het verwerkingsregister opgenomen wordt.
Elke organisatie met meer dan 250 medewerkers is verplicht om een verwerkingsregister te hebben. Het verwerkingsregister bevat informatie over de persoonsgegevens die men verwerkt, waarom en hoe dit beveiligd wordt.