Wat betekent smart?
Smart staat voor: specifiek – meetbaar – acceptabel – realistisch – tijdsgebonden. De a kan ook voor ambities, aanvaardbaar of actiegericht staan. Smart is een methode die vooral bekend geworden is van het formuleren van doelen. Het maakt een doel concreet, controleerbaar en haalbaar. De amerikaanse hoogleraar management, peter drucker, introduceerde de smart-methode in de jaren '50 van de vorige eeuw. Het maakte onderdeel uit van zijn managementtheorie management by objectives. Een theorie over het strategisch managen van medewerkers door vooraf opgestelde doelen. Een belangrijke succesfactor bij het werken met vooraf opgestelde doelen is dat deze realistisch zijn en dat achteraf kan worden nagegaan of de doelen daadwerkelijk gerealiseerd zijn. Druckers methode is als het ware een hulpmiddel. Tegenwoordig maken sales professionals en ondernemers ook (en succesvol) gebruik van deze methode bij het maken van offertes. Men hoeft de volgorde van de letters niet per se aan te houden, maar het is wel belangrijk dat alle aspecten erin verwerkt worden.
Smart offerte:
Specifiek
Klanten of prospects willen graag antwoord over wat de offrerende partij gaat doen en wanneer. Formuleer daarom concreet welke werkzaamheden er worden uitgevoerd of welke producten geleverd worden. Leg uit hoe het proces er uit ziet en benoem de wederzijdse verwachtingen. Voeg eventueel de naam toe van een projectleider of samenwerkende partij.
Meetbaar
Een smart offerte is meetbaar of controleerbaar. Zorg ervoor dat alle cijfers en percentages kloppen. Wanneer er onderzoekdata worden ingezet, vergeet dan niet om de bron en eventuele website erbij te vermelden. Als er sprake is van een project, geef dan aan wanneer er controle- of tussentijdse evaluatiemomenten zijn. Zijn er bepaalde doelen afgesproken? licht dan toe hoe deze gemeten worden. Bijvoorbeeld het aantal websitebezoekers en dat dit via google analytics gemeten wordt.
Acceptabel
Een concrete ofwel smart offerte sluit aan bij de wensen en doelen van de klant of prospect. Een goed (acquisitie)gesprek ligt aan de basis hiervan. Stel de juiste vragen, luister geconcentreerd en verifieer totdat alles helder is. In de offerte legt men vervolgens uit hoe het aanbod bijdraagt aan het bereiken van de wensen of doelen van de klant of prospect. Dit zorgt ervoor dat de klant of prospect ziet dat er goed geluisterd is. Hierdoor neemt het vertrouwen toe en is de kans groter dat de offerte goedgekeurd wordt.
Realistisch
Een smart offerte is een voorstel dat op iedere gebied kloppend is, dus ook op operationeel gebied. Maak geen beloftes die misschien niet waargemaakt kunnen worden. Schets een realistisch beeld over het budget, het materiaal of de duur van een project. Wanneer de klant of prospect nog niet alle informatie voor handen heeft, vermeld dan in de offerte dat concrete data volgen zodra de klant of prospect over deze informatie beschikt en deze overhandigd heeft. Tot die tijd is een concept plan van aanpak een goed alternatief.
Tijdsgebonden
data en deadlines horen vanzelfsprekend in iedere offerte opgenomen te zijn. Wees concreet. ‘in het najaar’ of ‘binnenkort’ is niet concreet. Ook hier is het belangrijk om geen afspraken of beloftes te maken die niet nagekomen kunnen worden. Eerlijkheid duurt het langst en draagt bij aan de opbouw van een duurzame relatie. Geef liever een langere levertijd af en licht toe waarom. Bijvoorbeeld omdat een specifiek materiaal vereist is, dat eerst uit het buitenland geïmporteerd wordt. Leg ook uit waarom hiervoor gekozen is. Op die manier wordt voorkomen dat de klant of prospect appels met peren vergelijkt en voor een concurrerende en sneller leverende partij kiest.
Een laatste advies
Verwerk klanten cases, cijfers, testimonials en ander bewijsmateriaal in offertes. Dat kan bij alle onderdelen van een smart offerte en zet het aanbod extra kracht bij.