Wat is een begeleidend schrijven?
In het algemeen is een begeleidend schrijven een brief of e-mail die in het kort aangeeft wat de inhoud van de zending is. Met betrekking tot offertes is het vooral een verlengstuk van een offerte, bedoeld ter inleiding of verduidelijking ervan. Het schrijven kan in een beknopte en uitgebreide vorm gegoten worden.
Waarom is een begeleidend schrijven belangrijk?
Afhankelijk van welk soort offerte er wordt gestuurd, biedt een begeleidend schrijven altijd extra kansen. Bij uitgebreide project- of diensten offertes bestaat een begeleidend schrijven vaak uit niet meer dan een paar regels. Het gaan dan over wat een klant of prospect in de bijlagen mag verwachten, eventueel aangevuld met informatie over het goedkeuren en de opvolging van de offerte. Bij offertes van standaardproducten kan middels een begeleidend schrijven meer uitleg worden gegeven en is er gelegenheid om een voorstel meer kracht bij zetten. Beknopt of uitgebreid, een begeleidend schrijven draagt altijd positief bij aan de (opbouw van de) relatie met een prospect of klant.
Wat staat er in een uitgebreid begeleidend schrijven?
Bij zowel de uitgebreide als de beknopte vorm is een persoonlijke aanhef belangrijk. Zorg daarbij dat deze in dezelfde stijl als de offerte is. Wanneer de offerte formeel is of wanneer men de prospect nog niet kent, volstaat een aanhef met Geachte heer of mevrouw en dan de achternaam. Een informele offerte begint daarentegen met bijvoorbeeld met Beste John of Hallo John.
Bij offertes voor bijvoorbeeld standaardproducten is een begeleidend schrijven een goed middel om belangrijke zaken uit te leggen en/of te beargumenteren. Offertes voor standaardproducten zijn doorgaans uitgebreide prijsopgaven met weinig ruimte om in te spelen op de behoeften en motieven van de klant of prospect. De rol van een begeleidende brief of e-mail is in dit geval beduidend groter. Offrerende bedrijven verwoorden hier de elementen die in een uitgebreide maatwerkofferte aan bod komen. Zo kan men in een begeleidend schrijven het gesprek nog even kort samenvatten. De klant of prospect merkt dan dat er goed naar hem of haar geluisterd is. Ook is er ruimte om de voordelen te benadrukken wanneer er bij het offrerende bedrijf afgenomen wordt. Denk hierbij aan de snelheid en flexibiliteit van levering, garantie en andere voordelen.
Advies: houd de zgn. 80/20 regel aan. De grootste valkuil van sales professionals en ondernemers is dat, vaak gedreven door passie voor het product of het bedrijf, de offerte meer over hen dan over de (situatie bij de) klant of prospect gaat. Besteed daarom slechts 20% aan zaken zoals Unique Selling Points (USP’s) of Unique Buyer Reasons (UBR’s). Indien men dit lastig vindt, is het beter om in plaats van een beschrijving een goede bedrijfsbrochure of -presentatie mee te sturen. Tot slot, sluit men af met enthousiasme en wordt er iets vermeld over de follow up van de offerte. Op deze manier wordt het maximale uit een begeleidend schrijven gehaald.
Welke schrijft men in een beknopte variant?
Wanneer er sprake is van een uitgebreide maatwerk offerte, is de kans groot dat hierin alle belangrijke punten zijn opgenomen. Denk aan de beschrijving van de huidige situatie of de aanleiding van het gesprek, de gewenste situatie en hoe, wanneer en tegen welke prijs deze door de offrerende partij gerealiseerd kan worden. Alles zit erin en toch zou het vreemd zijn om dit document zonder begeleidende brief of e-mail naar een klant of prospect te versturen.
Zeker gezien de wetenschap dat een begeleidend schrijven helpt bij het opbouwen of versterken van de relatie met de prospect of klant, zijn een paar regels ter begeleiding van de offerte aan te raden. Men kan nog even refereren aan het gesprek dat is gevoerd en dat de prospect of klant, zoals afgesproken is, het voorstel in de bijlagen treft. Met een enthousiaste afsluiting en vermelding wanneer er over het voorstel contact wordt opgenomen, is de boodschap voltooid en voelt de klant of prospect zich respectvol benaderd. Dit heeft weer een gunstig effect op de mindset van de klant of prospect. Grote kans dat de offerte direct en met nieuwsgierigheid geopend wordt.
Voorbeeld uitgebreide begeleidende brief
Geachte heer De Vries,
“Sterk door samenwerking” zei u afgelopen donderdag en we hadden niet beter op één lijn kunnen zitten. Gedurende ons gesprek, waarin over en weer al aardig wat ideeën naar boven kwamen, spraken we af dat ik een en ander in een voorstel zou verwerken. Dit voorstel vindt u in de bijlagen. Graag licht ik hieronder de offerte nog even toe.
Opleiding in plaats van aanschaf
Zoals ons beiden duidelijk werd, zit de oplossing van de huidige problematiek rondom uw telefooncentrale niet in de aanschaf van een nieuwe telefooncentrale maar in een goed opleidingssysteem. Een systeem waarmee uw huidige en toekomstige medewerkers de werking en functie van de SN005 centrale snel eigen kunnen maken.
Besparing
Zoals u in de offerte kunt zien, hebben wij ook rekening gehouden met het trainen van uw teamleiders via een train-the-trainer opleiding. Zo wordt alle kennis behouden en doorgegeven aan nieuwe medewerkers. U bespaart hiermee op zowel de aanschafkosten van een nieuwe centrale als de trainingskosten voor deze nieuwe centrale.
Garantie
De prijzen in deze offerte zijn inclusief een garantie van twee jaar. Mochten er gedurende die periode updates aan deze centrale plaatsvinden, ontvangen uw medewerkers een gratis training.
Testimonials en klantencases
Sinds 2001 verzorgen wij ook de trainingen voor de centrales die wij verkopen. Organisaties, waaronder de callcenters van Mercedez Benz en H&M, zijn hierover erg tevreden. Met dit opleidingssysteem beschikken ze altijd over voldoende kennis. Op onze website vindt u een aantal interessante testimonials en klantcases.
Wij staan klaar om uw medewerkers alle ins- en outs van de SN005 centrale te leren en gaan graag voor [naam bedrijf prospect/klant] aan de slag! Ik ben dan ook benieuwd wat u van dit voorstel vindt en zal uiterlijk [dag] [datum] om [tijdstip] even contact opnemen om hiernaar te informeren.
Heeft u tussentijds vragen? Aarzel dan niet om eerder contact met mij op te nemen. Wilt u de offerte accorderen? Dan vindt u in de bijlagen een instructie op welke manieren dit kan plaatsvinden.
Met vriendelijke groet,
Naam
Functie
Naam bedrijf
Voorbeeld beknopte begeleidende e-mail
Onderwerp: Offerte [nummer] voor [product/dienst]
Beste John,
Wat is het toch fijn om nu al op één lijn te zitten, dat belooft veel goeds voor onze verdere samenwerking. Bij [naam offrerend bedrijf) zijn we er in elk geval klaar voor!
Bijgaand onze online en interactieve offerte inclusief een bedrijfspresentatie en de algemene voorwaarden.
Ik ben benieuwd wat je ervan vindt en zal uiterlijk [dag] [datum] om [tijdstip] even contact opnemen om hiernaar te informeren.
Heb je eerder vragen? Gebruik de stel-een-vraag-functie in de offerte of neem even contact met me op.
Hartelijke groet,
Naam
Contactgegevens