Opbouw en structuur van offertes
Mensen, maar ook bedrijven en organisaties, hebben behoefte aan structuur. Daarmee creëert men duidelijkheid en blijft het overzicht behouden. Dat geldt ook voor de opbouw van een offerte. Wanneer een offerte een onlogische of chaotische opbouw heeft, is het risico groot dat een klant of prospect afhaakt. Verschillende onderzoeken hebben aangetoond dat prospects bij het zien van een duidelijk, overzichtelijk voorstel meer vertrouwen in het offrerende bedrijf krijgen. Een ander voordeel van een logische opbouw is dat men hiermee tegemoetkomt aan de verwachtingen van een prospect. Zo wordt bij voorbaat al een voorsprong op de concurrerende bedrijven genomen. Een goed voorbeeld van een geschikte structuur is:
Aantrekkelijke cover
Hiermee kan de gewenste situatie worden gevisualiseerd. Dit triggert de nieuwsgierigheid en heeft een positieve invloed om de stemming van de prospect.
Inleiding of samenvatting
De inleiding is vaak het eerste dat de prospect leest en wat hij of zij onbewust beter onthoudt. De inleiding of samenvatting biedt offrerende bedrijven de kans om zich al in het begin onderscheidend te presenteren. Vermijd daarom standaard openingszinnen zoals: naar aanleiding van ons gesprek …
Beschrijving huidige en gewenste situatie
Neem de ruimte om de huidige en gewenste situatie te beschrijven. Hiermee toont men aan dat er goed naar een prospect is geluisterd. De prospect voelt zich hierdoor gehoord, begrepen en het vertrouwen in zowel het aanbod als in het offrerende bedrijf groeit.
Werkwijze, planning en resultaten
Uit angst om te veel weg te geven, slaan sommige sales professionals en ondernemers dit onderdeel liever over. Hun offertes gaan direct door naar het financiële gedeelte. Maar in tegenstelling tot wat vaak gedacht wordt, is niet de prijs doorslaggevend, maar zijn prospects ontvankelijker voor concrete informatie, commitment in de vorm van een planning en vanzelfsprekend het resultaat of rendement van de investering die eventueel gemaakt gaat worden.
Financiële aspecten
Transparantie en duidelijkheid boven alles, dat geldt ook zeker voor het financiële gedeelte van een offerte. Specificeer alle kosten, ook de kosten die de offrerende partij voor zijn rekening neemt. Zo krijgt een prospect of klant inzicht in de opbouw van de prijs en is er direct duidelijkheid wanneer de prospect een aantal offertes met elkaar vergelijken wil.
Afsluiting
ook het laatste dat een prospect leest wordt vaak beter onthouden. Sluit daarom enthousiast af en geef aan wanneer er weer contact is. Dit straalt vertrouwen en commitment uit.
Liever een begeleidende brief dan een alles-in-één voorstel? gebruik de begeleidende brief dan om de relatie met de prospect (verder) op te bouwen door commitment en enthousiasme te tonen. Relationele aspecten kunnen bij het vergelijken van gelijkwaardige offertes zeker de doorslag geven.
De juiste schrijfstijl
Voor het maken van een goede offerte gebruikt men bij voorkeur een wervende schrijfstijl. Ongeacht of de offerte verder in een formele (waarbij de prospect met u wordt aangesproken) of informele stijl (waarin de prospect getutoyeerd wordt) geschreven wordt, offertes worden overtuigend en krachtiger met een wervende schrijfstijl. Een wervende schrijfstijl kenmerkt zich door positief taalgebruik. Men spreekt daarbij bijvoorbeeld niet over problemen maar uitdagingen. Verwerk wervende tekstelementen in een sterkte titel op de cover en in het beschrijven van o.a. De gewenste situatie en de geboden oplossingen. De gemiddelde offertes hanteren nog altijd een ietwat langdradige en formele stijl. Tegenwoordig zien we meer offertes in de je-vorm gewoonweg omdat deze vorm beter past bij een bepaalde prospect. Korte, eenvoudige zinnen in een actieve stijl zijn dan het meest succesvol.
Bijvoorbeeld:
We sturen je twee voorstellen. Beide voorstellen zijn gegarandeerd succesvol. Onze voorkeur gaat uit naar voorstel 1 vanwege …
In formele, passieve vorm wordt dit:
In de bijlagen treft u twee voorstellen aan, waarmee u ongeacht uw keuze, gegarandeerd de eerder genoemde gewenste resultaten zult behalen. Voorstel 1 zou daarentegen onze voorkeur genieten, aangezien …
Spelling, grammatica en typfouten
Offertes zijn als visitekaartjes voor een offrerend bedrijf. Offertes met een correcte spelling en grammatica vergroten de kans op succes aanzienlijk. D/t- en andere fouten maken daarentegen een onprofessionele indruk en kunnen zelfs leiden tot een afwijzing. Het is daarom raadzaam om een offerte na voltooiing te laten rusten en een dag later nog eens te (laten) controleren op spelling, typefouten, zinsopbouw en leesbaarheid. Ook het gebruiken van offerte software helpt professionals en ondernemers hierbij met slimme automatiseren en opties. En het is sterk aan te raden om software zoals Grammarly.com te gebruiken om u te helpen solide teksten te schrijven.
3 extra aandachtspunten bij het maken van een goede offerte
Los van een sterk en klantgericht aanbod, is het mogelijk de prospect positief te stemmen middels een drietal elementen: 1) het stellen van vragen, 2) het gebruik van visuals en 3) sociale bewijskracht.
1) het stellen van vragen
Vragende zinnen trekken de aandacht van de prospect of klant. De prospect voelt zich hierdoor aangesproken en geroepen om antwoord te geven. Als gevolg hiervan denkt de prospect na over de vraag en als vanzelf raakt hij of zij meer betrokken bij de tekst en het aanbod. Betrokkenheid is een belangrijke voorwaarde om iemand positief te beïnvloeden. Stel vragen als: waar liggen de knelpunten? of wat is er nodig om meer conversie te realiseren? hoe draagt deze organisatiewijziging bij aan …?
2) het gebruik van visuals
Het belang van vormgeving van offertes wordt veelal onderschat. Uit onderzoek blijkt dat mensen voor 95% keuzes maken via het onderbewuste deel van hun brein. Met het meten van de hersenactiviteit tijdens het bekijken van o.a. Afbeeldingen en video’s wordt interessante informatie verkregen waarmee gedrag, keuzes en beslissingen beter voorspeld kunnen worden. Zo blijkt dat mensen zich prettig voelen bij afbeeldingen van succesvolle mensen in allerlei situaties. Deze neuromarketing kennis kan prima worden toegepast bij het ontwerp van een aansprekende cover, het gebruik van afbeeldingen, infographics, video’s, fonts en kleuren.
3) sociale bewijskracht
Sociale bewijskracht is het principe dat bepaalde producten of diensten wenselijk(er) worden omdat anderen deze al als positief ervaren hebben. Kwalitatieve sociale bewijskracht leidt tot meer vertrouwen en sympathie. Het inzetten van testimonials of klantencases is een beproefde methode om eventuele laatste twijfels bij prospects of klanten weg te nemen.
Conclusie
De prospect of klant bepaalt mede op basis van een offerte of er tot een order of opdracht wordt overgegaan. Het is dan ook aan te bevelen om aandacht aan het maken van offertes te besteden. Een uitgebrachte offerte wordt over het algemeen beschouwd als een goede graadmeter voor de professionaliteit en betrouwbaarheid van het offrerende bedrijf. Offertes met een hoog succespercentage bestaan uit een aantal essentiële onderdelen. Zo zijn de juiste opbouw, structuur en schrijfstijl belangrijke elementen voor goede, succesvolle offertes. Het is verstandig om over deze elementen na te denken voordat men met het schrijven van de offerte begint. Verder dienen fouten op het gebied van grammatica en spelling zo veel mogelijk voorkomen te worden. Offertes met spellingsfouten, typefouten of grammaticale fouten hebben een negatief effect op het beeld dat de prospect of klant van een offrerend bedrijf heeft. Tot slot zijn er instrumenten of methodes die offertes positief beïnvloeden. Voorbeelden hiervan zijn: het gebruik van sociale bewijskracht, het stellen van vragen in een offerte en het toepassen van neuromarketingtechnieken in de vorm van visuals.