‘Kan een prospect aan de hand van mijn offerte zien dat het slecht met mijn bedrijf gaat?’ Deze interessante vraag kreeg ik van Arjen. Hij maakt onzekere tijden door en dingt binnenkort mee naar een grote opdracht die de situatie mogelijk keren kan. Om zijn kansen te doken we samen in zijn voorstel. Ontdek waar we tegenaan liepen en hoe we uiteindelijk tot een informatieve en inspirerende offerte kwamen.
De beleving bij een offerte
Ik schreef er al eens eerder over, de impact van ons onderbewustzijn is enorm. Uit onderzoek van Professor Gerald Zaltman (Harvard Business School), blijkt dat 95% van onze beslissingen plaatsvinden in het onderbewustzijn. Harvard hé, dan mag je ervan uit gaan dat het een degelijk onderzoek geweest is. Hoe werkt het dan? Ons brein bestaat grofweg uit een bewust en onbewust deel. In het bewuste gedeelte worden rationele en doordachte keuzes gemaakt. Het onbewuste brein is iets als een oerinstinct, keuzes worden snel en vooral op associatie gemaakt. Dit deel gebruiken we dus het meest, volgens Zaltman. En wij maar met zijn allen denken dat we niet over één nacht ijs gaan en onbevooroordeeld, bewuste keuzes maken. We hebben allemaal blinde vlekken, meegekregen vanuit onze opvoeding of gevoed door onze omgeving, de samenleving of media.
De offerte van Arjen
Arjen stond voor de uitdaging om zijn bedrijf weer op de kaart te zetten en het binnenhalen van die grote opdracht voelde als een laatste strohalm. Zouden zijn onzekerheden doorsijpelen in zijn offerte? Het antwoord is ronduit: ja. Lees mee en zie hoe we eventuele twijfels hebben kunnen wegnemen.
#1 Van ‘safe’ naar veelbelovend
In zijn totaliteit zag de offerte er een beetje fantasieloos uit. Arjen wilde op safe spelen en had een nette begeleidende brief opgesteld, een prijsspecificatie uitgewerkt en om het geheel wat op te fleuren, had hij de bedrijfsbrochure toegevoegd. Nu ken ik Arjen al een paar jaar en ondanks zijn ellendige situatie, schoten we beiden in lach. ‘Best saai als ik het zo bekijk’, zei Arjen. Ik adviseerde hem om zijn offerte te voorzien van een inspirerende cover. Een cover met een afbeelding die het gewenste resultaat visualiseert als een voorproefje van de zonnige, maar reële toekomst die de prospect, als deze met jou in zee gaat, te wachten staat.
#2 Van ondergeschikt naar wederzijds respect
Arjen had me vooraf verteld dat het gesprek met de prospect best ontspannen verlopen was. De prospect beantwoordde alle vragen en ze hadden duidelijk een klik. Er was sprake van wederzijds respect en ze merkten al snel dat ze bij veel kwesties op één lijn zaten. Ik vond dat nergens in de offerte terug. Integendeel. In de inleiding stond: ‘Het doet ons kleine familiebedrijf goed om een offerte te mogen uitbrengen.’ Oké, het bedrijf telt 9 fte, maar de toon van deze zin is haast nederig. Hoezo ‘mogen’? Tijdens het gesprek, had de prospect te kennen gegeven dat hij familiebedrijven hoog inschatte. Waarom dan zo’n ondergeschikte houding aannemen? Trouwens, onbewust voelen we ons sneller aangetrokken door succesvolle, zelfverzekerde mensen. Bij zo’n onzeker begin van de offerte is de kans groot dat een prospect afhaakt. Mijn advies: herinner hem aan het leuke gesprek, direct in de inleiding: ‘Nog niet eerder heb ik zo snel op één lijn met iemand gezeten. Dat belooft veel goeds voor de toekomst, denk je ook niet (naam prospect)?
#3 Van korting naar meerwaarde
Arjen had een behoorlijke korting opgenomen in zijn offerte. Begrijpelijk, maar in plaats van simpelweg de prijs te verlagen, is het effectiever om de nadruk te leggen op de meerwaarde die Arjens diensten bieden. Een andere optie is iets extra’s bieden. Bijvoorbeeld een jaarlijkse check, een betalingsregeling of een langere garantie. Boven alles willen klanten hun ‘probleem’ opgelost zien. Als je dat kunt aantonen, zijn ze (ondanks wat ze ons soms doen geloven) zeker bereid om daarvoor te betalen. Wil je toch financiële korting geven, maak er dan een eenmalige introductiekorting van zodat je geen verwachting schept bij volgende offertes.
#4 Van fake naar authentiek
Het valt ook niet altijd mee. Je wilt dat je offerte opvalt en zich onderscheidt van de anderen die meedingen. En dus zet je je beste beentje voor. Omdat er zo veel van deze opdracht voor Arjen afhing, werd de druk om te presteren en een goede indruk te maken groter en groter. Hij vergat zichzelf te blijven en werd zelfs formeel in zijn offerte. ‘Zoals ik u tijdens ons prettige gesprek al mededeelde, voegen wij uw organisatie bijzonder graag aan onze portefeuille toe.’ Waarom is het nu ineens u? Het was toch je en jij in dat gesprek?, vroeg ik Arjen. Advies: schrijf zoals je praat. Wees gewoon jezelf. Dus bijvoorbeeld: ‘Wij willen van jullie heel graag een vaste opdrachtgever maken. De basis daarvan is wat mij betreft al gelegd toen we met elkaar spraken.’ Et voilà, daar is je authentieke boodschap. Het zegt ook zó veel meer en het verstevigt het vertrouwen om met elkaar te gaan werken.
#5 Van afwachtend naar pro-actief
Ik citeer Arjens afsluiting: ‘In de bijlage vindt u onze brochure. We hopen spoedig van u te mogen horen. In afwachting daarvan, met vriendelijke groet …’ Brochure is goed, maar een Over ons-pagina is nog beter. Stel de vaste contactpersonen alvast aan de prospect voor, voeg een video toe waarin het werk- of productieproces wordt uitgelegd en geef een kijkje achter de schermen. Dan de afsluiting. Die kan pro-actiever: ‘Natuurlijk zijn we benieuwd wat van je ons voorstel vindt. Als je vragen hebt, bel me dan gerust en anders neem ik over twee weken zelf even contact op.’ Zo bereid je je prospect voor, voelt hij geen drempel om vragen te stellen en weet hij dat hij serieus genomen wordt, aangezien je aangeeft vinger aan de pols te zullen houden.
Het resultaat
We optimaliseren de offerte. Het wordt een informatieve, transparante en inspirerend voorstel. Als we de definitieve versie doornemen zijn we helemaal tevreden. Alles loopt soepel, er is ruimte voor beleving, vertrouwen en we hebben zelfs het onderbewuste aspect meegenomen. De offerte is nu als een knikker in een knikkerbaan. Moeiteloos op weg naar zijn eindbestemming: de handtekening!
Conclusie
Zoals het onderbewuste van een prospect een rol speelt, zo speelt jouw eigen onderbewuste ook een rol. Het antwoord op de vraag ‘Kan een prospect aan de hand van mijn offerte zien dat het slecht met mijn bedrijf gaat?’ is dan ook ja. Dat wetende, kun je er ook iets aan doen. Neem een voorstel nog eens goed onder de loep. Vertrouw op jezelf en de meerwaarde die jij de ander biedt.
En heeft Arjen de opdracht gekregen?
Nee, de opdracht werd een ander gegund. Maar, twee weken later nam de prospect toch weer contact met hem op. Er was twijfel ontstaan. Arjens offerte en het eerdere gesprek, zorgden ervoor dat hij gevraagd werd zijn voorstel opnieuw te presenteren, maar dan aan de voltallige directie en … met succes! Na ons gesprek is het succespercentage van zijn offertes behoorlijk gestegen en is hij uit de gevarenzone. Investeren in je offertes, openstaan voor feedback, bewustwording en op jezelf blijven vertrouwen, betaalt zich dubbel en dwars terug!
