Waarom is structuur zo belangrijk?
Behoefte aan structuur is een menselijke behoefte. Ieder mens heeft behoefte aan structuur. Het geeft zekerheid, duidelijkheid en draagt bij aan het vertrouwen. Dat is precies wat je de klant of prospect mee wil geven, zéker wanneer je hem een voorstel stuurt. Is er geen structuur, dan schept dat verwarring, onrust, twijfel, achterdocht of desinteresse. De kans op een akkoord is dan aanzienlijk kleiner. Met de juiste opbouw is je offerte als een knikkerbaan waarbij de knikker in één vloeiende beweging zijn eindbestemming bereikt. Lees verder en ontdek aan welke eisen een goed opgebouwde en gestructureerde offerte dient te voldoen. De voorbeelden die we geven zijn gericht op opdrachten, maar zijn met wat aanpassing even goed inzetbaar voor product offertes.
De 10 meest belangrijke onderdelen (en hun plek in de offerte)
- Cover
- Inleiding
- De huidige situatie bij de klant
- Gewenste situatie en het doel daarvan
- Werkwijze, planning en resultaten
- De prijs
- Afsluiting
- Bedrijfspresentatie
- Eventuele klantencases
- Algemene voorwaarden
1. Cover
Een mooie cover met een krachtige titel pakt meteen de aandacht. Je doorbreekt hiermee de geijkte paden en brengt de klant of prospect direct in een positieve mindset. Een goede titel trekt de aandacht én informeert. Het is het handigste om een hoofd- en ondertitel te gebruiken. Houd de titel kort en bondig: maximaal 7 woorden voor de hoofdtitel en niet meer dan 10 woorden voor de ondertitel. Hieronder zie je een voorbeeld van een cover voor een voorstel voor een klantvriendelijke chatbot. Wanneer je gebruik maakt van een online offertetool is het maken van een mooie, doeltreffende cover een fluitje van een cent.
2. Inleiding
Je onderscheidt je het best meteen in de eerste alinea. Vermijd daarom chlichézinnen als: Naar aanleiding van ons prettige gesprek van (datum) jl., stuur ik u bijgaand onze offerte voor een klantenservice chatbot. Dat soort zinnen lezen klanten en prospects maar met een half oog. Denk even terug aan de knikkerbaan en positieve mindset. Je wilt dat je knikker zonder hindernissen in één vloeiende beweging de eindbestemming bereikt. De inleiding is typisch zo’n onderdeel dat je telkens aanpast aan je klant. Hier zet je de toon voor de rest van de offerte. Bijvoorbeeld met een openingszin als deze: Een goede klantenservice levert aantoonbaar meer omzet en engagement op. Slechts 20% van alle accountantsbureaus is hierin actief. Als het aan ons ligt neemt (naam organisatie) hier straks de koppositie in. Je kunt je eerste alinea ook in het oog laten springen door een relevante krantenkop, een passende quote of triggerende vraag. Besteed hierna aandacht aan de aanleiding van de offerte en licht de opbouw van je voorstel toe.
3. De huidige situatie bij de klant
Bij de omschrijving van de huidige situatie is het belangrijk dat je laat zien dat je precies weet waar het bij de klant om draait. Houd het bondig, gebruik woorden die de klant zelf ook gebruikt en kom snel tot de kern. De klant voelt zich hierdoor begrepen en sneller op zijn gemak. Hij zal de rest van de offerte met een positieve mindset voortzetten.
4. Wat is de gewenste situatie en met welk doel?
Omschrijf eerst de klantvraag, concreet, persoonlijk en herkenbaar. Je maakt het persoonlijk door de klant direct aan te spreken (u, jullie, jij) en vergeet ook niet jezelf hierin te noemen (wij, ik). Hierna verwoord je het doel van de opdracht, let op, vanuit het perspectief van de klant. Beschrijf dus wat de klant ermee bereikt. Als we teruggaan naar de chatbots voor accountantskantoren, dan is het eerste doel waarschijnlijk bereikbaarheid, maar het tweede en misschien voor de organisatie wel belangrijkere doel, is dat een chatbot veel gangbare vragen opvangt waardoor de accountants de tijd krijgen voor de meer complexere (en vaak ook meer winstgevende) vragen.
5. Werkwijze, planning en resultaten
Doorloop de verschillende fases van je aanpak of van het proces en benoem de voordelen, het tijdspad en de resultaten. Dit onderdeel is tegelijkertijd een mooie kans om jezelf of je organisatie subtiel te profileren. Hoe? Door bij elke fase jouw toegevoegde waarde te benoemen. Maak bijvoorbeeld gebruik van conclusies uit eerdere succesvolle projecten. PS: dit onderdeel is ook een goed moment om te verwijzen naar een Over ons-pagina (bedrijfspresentatie) en eerdere, succesvolle cases.
6. De prijs
De meest tactische plek voor dit onderdeel is dus na je aanpak, planning en resultaten. Op die manier is de klant of prospect al over de helft op de knikkerbaan. Zijn stemming is positief en het vertrouwen is na het lezen van de aanpak, de voordelen en de resultaten lekker gegroeid. Je houdt deze stemming vast door boven dit onderdeel in plaats van de kosten, de investering te zetten. Kosten of prijs hebben een negatieve klank. Investering daarentegen geeft aan dat het iets opbrengt. Onderscheid je verder door te laten zien hoe het totaalbedrag tot stand komt, specificeer handelingen, diensten, producten, inclusief eventuele kortingen, extra service en zaken waarvoor je niets berekend. Geef ook alternatieve opties. Gebruik je een online offerteprogramma? Dan verwerk je deze alternatieven eenvoudig en effectief in interactieve tabellen met keuzevakjes. Iets te kiezen hebben, voelt als een voordeel en is een alom bewezen methode. Meer daarover lees je in ons blog ‘Offerte maken? Laat de klant kiezen!’. Aan het einde van dit onderdeel verwijs je tenslotte nog even naar de algemene voorwaarden.
7. Afsluiting
Onbewust onthouden wij mensen het eerste en het laatste dat we zien het beste. Zorg daarom voor een originele en enthousiaste afsluiting. Dus niet: Hopende op een positieve reactie, verblijven wij bla bla bla. Maar bijvoorbeeld: Wij kunnen niet wachten om de klantenservice van (naam bedrijf of organisatie) samen naar een next level te brengen! Neem ons voorstel op uw gemak door en als er vragen zijn, aarzel dan niet om contact op te nemen. Uiterlijk (datum, week) nemen wij contact met u op om te informeren of we aan de slag mogen. Zo toon je én enthousiasme én commitment. Wist je trouwens dat je met een online offertetool het voor de klant heel gemakkelijk is om direct binnen de offerte vragen te stellen? Met zo’n tool maak je zeg maar je eigen knikkerbaan. Vragen stellen, de offerte goedkeuren, het kan allemaal snel en eenvoudig, online in één beweging naar een akkoord!
8. Bedrijfspresentatie
Dit onderdeel is vergelijkbaar met de Over ons pagina op een website, waar je kort omschrijft wat je doet en waarom, welke producten je levert en aan wie. Je benoemt hier ook je sterke punten. Onderschat dit onderdeel niet, het geeft je bedrijf een gezicht en heeft zonder twijfel een positief en versterkend effect op je klant of prospect. Met een digitale offerte maak je prachtige presentaties waarin je super easy je medewerkers voorstelt, visuals toevoegt en video’s integraal kunnen worden opgenomen. Geef je klant bijvoorbeeld een kijkje achter de schermen met een virtuele tour.
9. Klantencases
Cases of reviews helpen je (nieuwe) klant bij het overtuigen dat jij de beste keuze bent. Afhankelijk van de klant, de vraag en de eventuele problemen, kies je een passende case of review en voeg je deze aan je voorstel toe. Klantencases, reviews of testimonials creëren vertrouwen, versterken de gunfactor en nemen mogelijke twijfels weg.
10. Algemene voorwaarden
Bij het onderdeel over de investering heb je melding gemaakt van de algemene voorwaarden. Je bent namelijk wettelijk verplicht om deze voor of tijdens het sluiten van een overeenkomst aan de klant of prospect te verstrekken. Nog een extra tip: verwoord je verwijzing zo positief mogelijk, bijvoorbeeld met: In onze algemene voorwaarden leest u alles over onze werkwijze en weet u precies wat u van ons mag en kan verwachten.
De blauwdruk
Zo, nu ken je alle must knows van de ideale opbouw van offertes. Hoogste tijd om er een blauwdruk van te maken. En dat kan tegenwoordig heel eenvoudig met een online offertetool. Met de tool van Offorte, werk je met sjablonen, dus je hoeft het wiel, eh de blauwdruk, niet telkens opnieuw uit te vinden. Je maakt je voorstel passend voor de klant en diens vraag en voilà! Bovendien kan Offorte door meerdere users gebruikt worden. Zo delen jullie visuals, video’s en andere succesvolle contentblokken. Offertes maken met een eigen blauwdruk, leuker kunnen we het niet maken ;)
